怎么管理资料？

　　在这个互联网发达的时代里，很多的人们都会根据自己的使用需求，选择需要使用到的软件工具进行使用。例如生活中很常见的管理软件，我们最常使用的可能就是管理资料了。当我们在使用的过程中，或许对刚接触没多久的新手们来说比较困难，会相关的操作还不是很了解，下面小编将会为大家带来有关管理资料的方法介绍分享，还不是很了解的用户们千万不要错过了本篇的文章介绍了哦，快来一起看看接下来的介绍部分吧，一定能帮助你。

 

不管是教师岗还是管理岗，不管是项目负责人还是只参与到了其中一个环节，你都会有很多文档、视频等资料留存。这些资料躺在你或你下属的电脑里，看似很好地保存了，但是实际使用过程中，还会遇到各种各样的问题：

问题一：资料流失严重

前一个员工离职时电脑上的资料没有保存下来，导致很多关键资料流失。

问题二：移动办公需求无法满足

大部分教培行业的管理者，都是既做管理也参与一线教学，有很多个人经常用的文件，比如上课的讲义、资料等等，都是存在电脑里，但是临时要用的时候，如果没带电脑根本找不到资料。

问题三：文件共享复杂，沟通成本高

文件、资料共享时，都用U盘拷来拷去，耗时费力。

文件资料也是公司的财产，做好资料管理是初级干部的必备技能。那具体怎么去管理，今天从以下两个方面进行讲解：

钉盘使用方法解读百度网盘+360云盘操作细节提醒一、钉盘使用方法解读

1、什么是钉盘？

钉盘是钉钉内部提供的企业级云盘，钉盘中的企业文件仅同事可查看，还可以设置不同的权限，这样可以保障文件资料的安全。

钉盘也是一种文件协同方式，同事间分享文件更方便，而且手机、电脑端实时同步，满足移动办公的需要。需要注意的是钉盘的初始容量是100G，如果不够用需要扩容。

2、钉盘分类介绍

（1）最近

“最近”功能类似于：文件类的历史记录，可以直接看到近期打开的文件，非常便利。

（2）企业盘

①优点

资料共享便利：比如讲义制作。研发人员制作好讲义之后需要对接给校区，直接存到钉盘里面，设置好权限，就可以直接出现在校区伙伴的企业盘界面中；

保证资料的安全性：可以设置权限，外部人员无权查看内部文件；

方便移动办公：可以实时同步。

②形式

包含两个板块：一个是固定板块，一个是可编辑板块。

固定板块：钉盘自带，不能更改。

①全员文件夹：全员可查看；可存放如规章制度、行政资料等类型的公开文件；只有管理员拥有编辑权限；普通员工有查看权限。

②我的工作文件夹：仅自己可查看；整个文件夹无法分享；单个文件可以分享。

③群文件：与企业群关联；群成员均可编辑、查看。

可编辑板块：

①文件夹分类

一个部门建一个文件夹，然后在部门文件夹下，再按照项目分类。

②文件夹命名

可以加上负责人的名称，注意文件夹名称字数要求小于等于32个字符。

钉盘管理中，最重要的一点就是“文件上传规定”，包括命名、顺序等。很多时候就是在管理上出了问题，不是不用，而是用残了。在钉盘建立后，必须要明确文件上传规定，最好的方法就是在钉盘中直接按照要求先建好一些文件夹，并把要求标准文件也上传到钉盘中作为样例。

（3）私人盘

钉盘中第三类就是：私人盘。可以称得上是个人移动办公的利器。可以把经常使用的讲义资料等上传到私人盘中，这样不管是否带了电脑，都可以非常便利地获取到资料，并将资料分享给其他伙伴。

私人盘的权仅自己可查看+编辑；可分享；可在线编辑。

（4）回收站

私人盘和企业盘都有对应的回收站，文件仅保留30天，误删的文件，可以到这里查看。

3、钉盘功能介绍

（1）功能一：文件上传

文件上传方式有两种：

直接上传：在钉盘界面直接上传；

聊天中文件上传：可以把钉钉聊天中传递的文件，直接上传到钉盘中。

（2）功能二：权限设置

钉盘的权限分为四个级别，级别从高到低分别是：

①管理；

②编辑；

③查看/下载；

④仅查看。

可以设置不同人员拥有不同权限。

（3）功能三：分享

分享的方式有四种：

发送链接：私人盘不支持；

获取分享链接：可以看到整个钉盘，是链接形式的分享，可以设置提取码；

转发副本：文件形式分享；

聊天界面直接分享：在聊天界面选择“发送钉盘文件”。

二、百度网盘+360云盘

钉盘更适合在企业内部使用，如果是要面向外部客户的话，就可以选择：百度网盘或360云盘。

像公众号后台领取资料这种，就需要设置百度网盘分享链接或360云盘分享链接，这样方便客户获取。

除此之外，在资料管理上，不能只在一个地方备份，重要文件要选择多渠道备份。钉盘的内存小一些，像视频这样占存储空间比较大的文件，就适合存在百度网盘或者360云盘中。

三、操作细节提醒

1.及时清理、及时更新：网盘中的文件，要及时清理。一方面是出于内存大小的考虑，另一方面，有很多文件是需要持续更新的，比如流程、排期表、进度表等，可能每周都会不一样，之前的版本就可以删除，也可以避免彼此保存的文件不一样的情况。

2.每周检查：针对网盘的管理工作，不能是一月进行一次，应该一周检查一次。内部定好检查和上传时间，可以在钉钉中建立日程，比如每周五定为：文件上传日。建好日程后，在日程里再把具体的上传要求也附上，这样就养成了大家每周五都进行文件上传的习惯，钉钉上每周也会有提醒。

本文为原创文章，内容节选自K12商学院杨晓璞老师的《教培行业初级干部特训营》，感兴趣的老师请关注公众号【K12商学】【K12商学课程】，获取教培行业管理运营方案！